In unserer Beratungspraxis sind die Themen Honorarabrechnung und die Verwaltung von offenen Posten ein zentrales Thema. Offene Posten, also unbezahlte Rechnungen und Forderungen, beeinflussen nicht nur den finanziellen Zustand einer Kanzlei, sondern auch die Beziehungen zu den Mandanten. Ein effizientes Management dieser Posten ist daher von größter Bedeutung. Dieser Beitrag beleuchtet die Wichtigkeit eines effektiven offenen Postenmanagements und analysiert die Auswirkungen auf den Cashflow sowie die Kundenbeziehungen.
Bedeutung des offenen Postenmanagements
Offene Postenmanagement bezieht sich auf die Verwaltung und Überwachung von Forderungen und Verbindlichkeiten. In einer Rechtsanwaltskanzlei umfasst dies die Rechnungsstellung, die Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen, die Kommunikation mit Mandanten über offene Beträge und die Einleitung von Maßnahmen zur Eintreibung ausstehender Forderungen.
Auswirkungen auf den Cashflow
Ein effizient verwaltetes System für offene Posten sichert die rechtzeitige Begleichung von Forderungen, was die Liquidität der Kanzlei verbessert. Flüssige Mittel sind entscheidend, um laufende Kosten zu decken und Investitionen in die Kanzlei zu tätigen. Durch proaktive Überwachung und zeitnahe Mahnungen können Zahlungsausfälle minimiert werden. Ein strukturiertes Mahnwesen hilft, die Wahrscheinlichkeit von Forderungsausfällen zu reduzieren, was direkt den Cashflow stabilisiert. Ein effektives Management offener Posten kann die Kosten für Inkasso und Rechtsstreitigkeiten senken, die oft mit der Eintreibung ausstehender Forderungen verbunden sind. Dies schont die finanziellen Ressourcen der Kanzlei und erhöht die Rentabilität.
Auswirkungen auf die Kundenbeziehungen
Ein professionelles und transparentes Forderungsmanagement stärkt das Vertrauen der Klientinnen und Klienten in die Kanzlei. Klare Kommunikation über Zahlungsfristen und regelmäßige Erinnerungen zeigen Professionalität und Verlässlichkeit. Mandantinnen und Mandaten, die klare und verständliche Rechnungen erhalten und über den Status ihrer offenen Posten informiert werden, sind tendenziell zufriedener und eher bereit, langfristige Beziehungen aufzubauen und die Kanzlei weiterzuempfehlen. Ein systematisches Management hilft, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden. Durch eine transparente und geregelte Kommunikation über Zahlungsmodalitäten können Unstimmigkeiten frühzeitig ausgeräumt werden.
Praktische Umsetzung eines effizienten offenen Postenmanagements
In der Praxis sehen wir immer wieder extra geführte Excellisten, wo gelegte Honorarnote und Zahlungseingänge manuell erfasst und organisiert werden. Honorarmahnungen werden sporadisch gemacht und oft fehlt der ganzheitliche Überblick. Mahnungen werden nicht automatisiert, sondern mit Copy & Paste aufwändig erstellt. Dies führt dazu, dass Klientinnen und Klienten sich mit der Bezahlung der Honorarnote Zeit lassen und die Außenstände hoch sind. Moderne Kanzleiverwaltungssystem verfügen über effektive Möglichkeiten zur Organisation der offenen Posten. Bei der Erstellung von Honorarnoten wird der Zahlungseingang automatisch nach voreingestellten Vorgaben kalendiert. Die Vorgaben für die Evidenz der Zahlungseingänge können generell oder klientenbezogen definiert werden. Damit erhalten Sie einen schnellen Überblick zu offenen Rechnungen und können diese nach unterschiedlichen Kriterien anzeigen lassen. Die dargestellte Übersicht ist bei zahlreichen Kundinnen und Kunden von uns im Einsatz und zeigt die offenen Posten nach Rechtsanwalt gruppiert und nach Anzahl Tage offen sortiert. Werte über einer definierten Grenze werden farblich markiert. Damit erhalten die Partnerinnen und Partner einen regelmäßigen Überblick zu den aktuellen Außenständen der Kanzlei und können Maßnahmen planen und beauftragen. Die weiteren Maßnahmen können direkt in der Liste vermerkt werden und sind die Basis für die weitere Bearbeitung.
Offene Posten können in weiterer Folge mit zusätzlichen Kennzeichen markiert werden, um die Aussagekraft der Listen weiter zu verbessern. Wir haben in der Praxis die Kennzeichen Insolvenz, Honorarklage, offen – wird bezahlt und offen wird nicht bezahlt im Einsatz. Neben diesen Kennzeichen werden durchgeführte Mahnungen im offenen Posten verzeichnet und mit einer Mahnstufe angezeigt. Honorarmahnungen werden automatisiert erstellt, das Mahndatum wird nach Vorgaben neu gesetzt und das Schreiben im Akt gespeichert. Je nach Mahnstufe können unterschiedliche Formulierungen verwendet werden. Damit ist sichergestellt, dass diese Aufgabe schnell und effizient erledigt werden kann.
Fazit
Ein effizientes Management der offenen Posten ist für Anwaltskanzleien von entscheidender Bedeutung. Es sichert nicht nur einen stabilen Cashflow, sondern stärkt auch die Beziehungen zu den Klientinnen und Klienten. Durch den Einsatz moderner Tools und einem klar definierten Workflow können Anwaltskanzleien ihre finanzielle Gesundheit verbessern und gleichzeitig eine hohe Mandantenzufriedenheit gewährleisten. In einer wettbewerbsintensiven Branche ist dies ein wesentlicher Faktor für den langfristigen Erfolg.
Gerne beraten wir Sie zu den Möglichkeiten und unterstützen Sie bei der Umsetzung in Ihrer Kanzlei.