Wir möchten Ihnen einen Einblick in unsere tägliche Arbeit geben. In diesem Projekt aus unserem Leistungsspektrum Prozessmanagement begleiteten wir eine Anwaltskanzlei, welche den Papierakt durch den elektronischen Akt ersetzt hat. Akten wurde physisch geführt und die meisten Informationen waren auch in der Software ADVOKAT unstrukturiert im Akt gespeichert. Man konnte mit dem elektronischen Akt allerdings nicht viel anfangen, da der Überblick fehlte.
Gemeinsam mit der Kanzlei haben wir die Abläufe in Bezug auf Akten- und Dokumentenverwaltung geprüft und dokumentiert. Für die Nutzung eines strukturierten elektronischen Akts brauchte es eine vordefinierte Ordnerstruktur, welche auch nach Aktart unterschiedliche gestaltet werden kann. Wenn die Ordnerstruktur für die Dokumentenablage definiert ist, müssen die Einstellungen in ADVOKAT entsprechend angepasst werden. Viele Dokumentenarten können vom System automatisch an der richtigen Stelle abgelegt werden. Das spart Zeit und reduziert Ablagefehler.
Neue Informationen und Dokumente gehen hauptsächlich über Outlook ein. Hier ist es wichtig, neue E-Mails und deren Anlagen gleich in der Struktur richtig abzulegen und aussagekräftig zu bezeichnen. ADVOKAT hat dafür die Officeintegration, welche diese Funktionen direkt in Outlook anbietet. In Akten gespeicherte Mails werden zusätzlich in Outlook markiert, was bei zentralen Posteingangsfächern Abläufe vereinfacht.
Mit dem elektronischen strukturierten Akt kam auch der Wunsch, Dokumente kanzleiintern elektronisch zu verschicken und eine elektronische Postmappe zu etablieren. Dies kann via Outlook oder mit Tools innerhalb von ADVOKAT umgesetzt werden. Dokumente werden mit einem Status (prüfen, ...) versehen und innerhalb der Kanzlei in ADVOKAT verschickt. Arbeitsanweisungen können definiert und nachvollziehbar gespeichert werden.
Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen und wir bedanken uns für das Vertrauen und die Zusammenarbeit. Einige Zeit später wurde das Projekt von der Kanzlei in der Legal Tech Times beschrieben und es war eine schöne Überraschung, als wir den Artikel gelesen haben.