Kürzlich haben wir ein äußerst spannendes Projekt abgeschlossen: die Umstellung einer renommierten Kanzlei auf Bilanzierung. Bisher wurde die Buchhaltung mithilfe des Kanzleiverwaltungsprogramms ADVOKAT durchgeführt, und wir planten, dieses auch für die Bilanzierung zu nutzen. Bei der Überprüfung der aktuellen Arbeitsweise in Bezug auf Honorarabrechnungen und Geldbewegungen stellte sich jedoch heraus, dass bestimmte Prozesse angepasst werden mussten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und zusätzlichen Aufwand zu vermeiden.
Bei der Bilanzierung werden Kundenforderungen bei Rechnungslegung sofort erlöswirksam verbucht und bei Zahlung ausgeglichen. Das bedeutet, dass für jede Honorarnote zwei Buchungen erforderlich sind. Durch die Nutzung der Schnittstelle zwischen Rechnungslegung und Buchhaltung können wir bei etwa 2000 Ausgangsrechnungen pro Jahr erheblich Zeit sparen und Fehlbuchungen reduzieren.
Um diese Schnittstelle effizient nutzen zu können, haben wir den Abrechnungsprozess angepasst und dadurch weitere Vorteile in der täglichen Nutzung erzielt. Alle mit der Honorarlegung verbundenen Vorlagen (Honorarnoten, Stornorechnungen, Akontonoten, Mahnungen, ...) wurden an die Bedürfnisse der Kanzlei angepasst, offene Posten bereinigt und die Verwaltung der Rechnungsnummern optimiert.
In enger Abstimmung mit dem Steuerberatungsbüro haben wir die wichtigsten Buchungsabläufe definiert und dokumentiert, einschließlich notwendiger Markierungen für Abgrenzungen über das Geschäftsjahr, wichtiger Auswertungen für den Jahresabschluss und der Bewertung halbfertiger Produkte.
Während des Projekts haben wir ein wertvolles Instrument für die Kanzleiführung kennengelernt: einen Monatsabschluss zur Ermittlung von Gewinn und Verlust. Dies ermöglicht den Partnern aktuelle Einblicke in die wirtschaftliche Entwicklung der Kanzlei, indem die tatsächlichen Erlöse und Aufwände des jeweiligen Vormonats ermittelt und der Gewinn oder Verlust berechnet werden.
Wir möchten unserem Kunden für das entgegengebrachte Vertrauen danken und freuen uns, dass wir gemeinsam diesen erfolgreichen Übergang realisieren konnten.