Wir möchten Ihnen einen Einblick in unsere tägliche Arbeit geben. In diesem Projekt aus unserem Leistungsspektrum Prozessmanagement begleiten wir eine mittelgroße Anwaltskanzlei, welche sehr intensiv im Bereich Forderungsmanagement / Kurrentien tätig ist. Es gibt diverse Programme für den automatisierten Datenaustausch mit den verschiedenen Klienten. So werden neue Akten automatisch in der Software ADVOKAT angelegt und die notwendigen Bearbeitungsschritte eingefügt. Die Abarbeitung kann via Stapelverarbeitung aktübergreifend erfolgen, was die Abwicklung dieser Causen sehr effizient macht. ADVOKAT bietet ausgeklügelte Möglichkeit, um Abläufe vorzudefinieren und wiederkehrende Schritte zu automatisieren.
Gemeinsam mit einem Team der Kanzlei haben wir die aktuellen Abläufe gesichtet und konnten in verschiedenen Bereichen Potential für Verbesserungen finden. So konnten aktuell arbeitsintensive Abläufe weiter automatisiert werden. Regelmäßig gelieferte Excelliste mit Updates von Daten wurden bisher manuell in die Akten eingearbeitet. Durch die automatische Einspielung dieser Daten und die Markierung von Akten, wenn gewisse Kriterien erfüllt werden, konnte dieser Arbeitsschritt automatisiert werden.
In dieser Kanzlei gibt es täglich mehrere hundert Zahlungseingängen, welche in den Akten verbucht werden müssen. Als nächster Schritt wird gemeinsam mit dem Softwarehersteller ADVOKAT ein automatischer Zahlungsimport konzipiert und umgesetzt. Damit können Kontoauszüge analysiert und für den Import in die Akten aufbereitet werden. Zahlungen werden nach Möglichkeit dem richtigen Akt zugeordnet, dies kann auch manuell erfolgen, wenn die notwendigen Referenzen in den Überweisungsdaten fehlen. Wenn alle Zahlungen zugewiesen sind, können diese automatisch oder halbautomatisch in den Akten verbucht werden. Bei der halbautomatischen Variante wird der Zahlungsdialog in ADVOKAT vorausgefüllt und man muss nur mehr die Widmung durchführen. Bei der automatischen Verbuchung muss die Aufteilungsreihenfolge beim Klienten oder Akt hinterlegt werden und die Zahlungen werden ohne weitere manuelle Eingriffe verbucht.
Definierte Logiken prüfen diverse Ereignisse (Vollzahlung, Überzahlung, ...) und setzen Markierungen im Akt, wenn diese zutreffen. Die Weiterleitung von Fremdgeldern in die ADVOKAT Fremdgeldverwaltung und die Überleitung in die Buchhaltung runden das ganze Thema ab und verschaffen einen optimalen Überblick auf die Geldbewegungen des Akts.
Die Arbeit mit einem engagierten Team ist motivierend und wir danken unserem Kunden für das Vertrauen. Wir freuen uns, wenn unsere Arbeit Sinn ergibt und Arbeitsabläufe bei unseren Kunden vereinfacht und automatisiert werden.
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