Bei diesem Projekt haben wir eine Anwaltskanzlei erfolgreich beim Wechsel ihrer Kanzleisoftware begleitet. Die Kanzlei war mit ihrem bisherigen System nicht mehr zufrieden und erkannte, dass wichtige Funktionen für die Weiterentwicklung und digitale Transformation fehlten. Das vorhandene Softwaresystem war über Jahre hinweg im Einsatz und die Kanzleiabläufe waren darauf ausgerichtet.
Analyse und Auswahl des neuen Softwaresystems
Im ersten Schritt unterstützten wir die Kanzlei bei der Auswahl eines neuen Aktenverwaltungssystems, das die Anforderungen der Kanzlei optimal erfüllt. Diese Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen, da ein einmal eingeführtes System die Arbeitsweise der Kanzlei über viele Jahre hinweg prägt und man an den Anbieter gebunden ist. Daher ist es entscheidend, abzuschätzen, wie zukunftssicher der Anbieter ist und ob aktuelle Trends in die Weiterentwicklung des Programms einfließen.
Unsere umfassende Marktübersicht und unser tiefes Wissen über die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen ermöglichten es uns, die beste Software auszuwählen. Vor der Entscheidung analysierten und dokumentierten wir die aktuellen Kanzleiarbeitsabläufe und Problemstellungen. Wir prüften, ob diese Probleme mit der neuen Software gelöst werden können und wie die Abläufe angepasst werden müssen. Wichtig war auch, ob unsere Anforderungen an das zukünftige digitale Arbeiten ideal unterstützt werden.
Reibungslose Umstellung und Implementierung
Nach der Entscheidungsfindung organisierten wir gemeinsam mit dem neuen Anbieter die Umstellung. Für einen reibungslosen Ablauf mussten zahlreiche Punkte beachtet werden, darunter die Übernahme der bestehenden Daten in das neue System, die Vorbereitung der Vorlagen und Briefköpfe, ERV-Anmeldungen und die Installation der neuen Lösung.
Workshops und Schulungen
In einem Workshop legten wir die neue Arbeitsweise gemeinsam fest und dokumentierten die wichtigsten Abläufe. Dazu gehören:
Erstellung einer Dokumentenstruktur für die elektronische Aktenführung
Etablierung einer digitalen Postmappe
Vollständige Stammdatenerfassung
Durchgehende Leistungserfassung und administrative Leistungen
Zahlungsbewegungen inkl. Schnittstelle zur Buchhaltung
Digitale Evidenz- und Fristenverwaltung
Honorarabrechnung
Datenerfassung für CRM und Marketing
Controlling
Nach einer zweitägigen Schulung wurde der Echtbetrieb mit dem neuen System aufgenommen.
Vorteile und Zukunftsperspektiven
Mit dem Softwarewechsel wurde die Basis für die digitale Weiterentwicklung der Kanzlei geschaffen. Durch die neue Software profitiert die Kanzlei nun von effizienteren Abläufen, einer besseren Übersicht und einer erhöhten Flexibilität. Die digitale Transformation eröffnet neue Möglichkeiten und unterstützt die Kanzlei dabei, auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Projekt hat nicht nur Spaß gemacht, sondern uns auch die Chance gegeben, einen wesentlichen Beitrag zur Weiterentwicklung der Kanzlei zu leisten. Der Wechsel der Software bildet die Grundlage für viele weitere innovative Projekte und Entwicklungen, die in der Kanzlei noch umgesetzt werden.
Warum Sie uns als Beratungspartner wählen sollten
Wir bei Markus Weiss Consulting sind spezialisiert auf die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Implementierung neuer Softwarelösungen in Anwaltskanzleien. Mit über 20 Jahren Erfahrung kennen wir die Best Practices für eine effiziente Kanzleiorganisation und bieten maßgeschneiderte Lösungen für Ihre individuellen Bedürfnisse. Unsere Herangehensweise ist stets lösungsorientiert und auf langfristigen Erfolg ausgelegt.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Kanzlei in die digitale Zukunft führen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie wir auch Ihre Kanzlei erfolgreich transformieren können.