Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung tauchen Begriffe wie "künstliche Intelligenz" (KI) und "Chatbots" immer häufiger auf, insbesondere im Hinblick auf die Effizienzsteigerung und Automatisierung im juristischen Bereich. In diesem Artikeln unserer Serie ChatGTP im Kanzleialltag nutzen stellen wir Ihnen ein konkretes mögliches Anwendungsbeispiel für das Organisieren, Auslesen und Freigaben von Rechnungen unter Einsatz von Microsoft Power Automate und ChatGPT vor.
Unser entwickelter Prototyp basiert auf den Anforderungen einer Kanzlei, welche auf Erwachsenenvertretung spezialisiert ist. In der täglichen Arbeit müssen zahlreiche Rechnungen und Beschlüsse für die Vertretenen Personen organisiert und freigegeben werden. Die für die Überweisungen notwendigen Daten werden manuell ermittelt und in verschiedenen Telebankingprogrammen erfasst. Die Rechnungsprüfung und Freigabe erfolgt via physischer Postmappen. Microsoft Power Automate ermöglicht es Anwenderinnen und Anwendern, automatisierte Workflows zwischen verschiedenen Office Programmen und Diensten zu erstellen, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. In Verbindung mit ChatGPT bietet Power Automate zahlreiche innovative Möglichkeiten.
Probleme in der Praxis
Die notwendigen Informationen für Überweisungen sind in verschiedenen Arten von Dokumenten gespeichert. In unserem Fall waren das Rechnungen in verschiedenen Formaten (Word, Excel, PDF, …), Gerichtsbeschlüssen, Lastschriftenvorschreibungen und interne Mails. All diese Dokumente werden ausgedruckt und in einer physischen Postmappe von unterschiedlichen Mitarbeitern geprüft und freigegeben. Oft sind mit der Freigabe auch noch weitere Aufgaben verbunden, die mit der Bezahlung einhergehen. Nach erfolgter Freigabe müssen die Überweisungen manuell in verschiedenen Telebankingprogrammen erfasst werden. Der zeitliche Aufwand für diese Aufgaben war enorm und personalintensiv. Zu den Überweisungen kommen noch zahlreiche Daueraufträge, welche auch regelmäßig angepasst oder pausiert werden müssen. Da jeder Vertretene ein eigenes Konto hat, von welchem die Ausgaben bezahlt werden, braucht es weiteren Abstimmungsaufwand. Überwiesen Beträge werden manuell in einer Liste pro Vertretenem erfasst.
Unsere Lösung
Mit Microsoft Power Automate und ChatGPT haben wir eine Lösung erarbeitet und einen Prototyp umgesetzt. Der erstellte Prototyp kann an die jeweiligen Bedürfnisse der Kanzlei individuell angepasst werden. Die oben angeführten Praxisprobleme werden durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz gelöst.
Auslesen von Rechnungsdokumenten
Das Tool arbeitet direkt in Office 365. Rechnungen und Dokumente mit Informationen zu Überweisungen werden an eine spezielle Emailadresse geschickt. Diese Emailadresse wird überwacht und neue Mails bzw. Anlagen werden analysiert. Alle für die Erstellung der Überweisung notwendigen Daten (Zahlungsbetrag, Zahlungsreferenz, Zahlungsempfänger, IBAN des Zahlungsempfängers, Auftraggeber, IBAN des Auftraggebers und Durchführungsdatum) werden automatisiert ausgelesen und in einer APP angezeigt. In der App können die Daten geprüft, ergänzt und freigegeben werden, ohne die ausgedruckten Rechnungen zu benötigen. Da jeder Vertretene ein eigenes Konto hat, von dem die Überweisung zu tätigen ist, wird auch das Auftraggeberkonto anhand der ausgelesen Daten ermittelt und angezeigt. Wenn zu einer Rechnung eine weitere Aufgaben notwendig sind, kann diese Rechnung markiert und die Aufgabe beschrieben werden. Damit wird die Rechnung automatisch nach Verarbeitung per Mail an einen definierten Benutzer geschickt mit der Info was zu erledigen ist.
Import in Telebankingsystem
Die aus den Rechnungen ausgelesen Daten werden gespeichert und für freigegeben Überweisungen werden Importdateien erstellt, welche in das jeweilige Telebankingprogramm importiert werden können. So muss keine Überweisung mehr manuell erfasst werden. Dies spart viel Zeit und reduziert Falscheingaben.
Dauerauftrage
Der entwickelte Prototyp enthält auch eine Funktion für die Verwaltung von Daueraufträgen. Man kann das Durchführungsdatum eingeben, den Durchführungsintervall festlegen und ein Enddatum definieren. Wenn ein Dauerauftrag fällig ist, wird hierfür eine Überweisung erstellt, welche in die Telebankingprogramme importiert werden kann. Die Änderung von bestehenden Daueraufträgen ist einfach und übersichtlich gelöst.
Projektförderung AWS
Das Austria Wirtschaftsservice (AWS) fördert Projekte in den Bereichen Know-how-Aufbau im KI-Bereich, Maßnahmen zum Schutz von KI-Innovationen und Qualifizierungsmaßnahmen im Zuge des Programms AI-Wissen, welches bis 31.12.2026 läuft. Weitere Details zum Förderprogramm AI-Wissen finden Sie auf unserer Homepage oder unter www.aws.at.
Regulatorisch Vorgaben und Genauigkeit ist nicht verhandelbar
Die Rechtsbranche ist stark reguliert, insbesondere im Hinblick auf das Anwaltsgeheimnis. Dies erfordert besondere Sorgfalt bei der Auswahl von Technologieanbietern. Insbesondere amerikanische Anbieter erfüllen oft nicht die hohen österreichischen Datenschutzstandards. Beachten Sie, dass es derzeit in Österreich oder Deutschland keine spezialisierten GPT-Server gibt, was die Auswahl eines geeigneten Anbieters zusätzlich erschwert. In Ihrer Branche gibt es wenig bis keinen Spielraum für Fehler. Arbeitsprodukte werden von Dritten wie Richtern, Kollegen oder Behörden überprüft. Fehler werden nicht nur entdeckt, sondern können auch rechtliche Konsequenzen haben. Aktuelle KI-Systeme sind nicht fehlerfrei. Es ist daher entscheidend, eine Strategie für den Umgang mit potenziellen Fehlern zu entwickeln und Mechanismen zur Fehlererkennung einzuführen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Automatisierung von Abläufen unter Einsatz von künstlicher Intelligenz in Ihrer Kanzlei. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.