Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung tauchen Begriffe wie "künstliche Intelligenz" (KI) und "Chatbots" immer häufiger auf, insbesondere im Hinblick auf die Effizienzsteigerung und Automatisierung im juristischen Bereich. In diesem Artikeln geben wir Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten von Microsofts Copilot (Microsoft 365).
Microsoft Copilot ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das große Sprachmodelle (LLMs), Inhalte in Microsoft Graph und die Microsoft 365-Apps koordiniert und in den täglich verwendeten MS Programmen (z. B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) direkt verfügbar und integriert ist. Diese Integration hilft in der Praxis bei der besseren Verwendung, da die Funktionen direkt in den genutzten Tools zur Verfügung stehen.
Kosten
Die Nutzung des Microsoft Copilot ist derzeit zu einem Nettopreis von 28,10 Euro monatlich pro Nutzer möglich, wobei der Dienst auf Basis eines Jahresabonnements angeboten wird. Voraussetzung für den Erwerb des Copiloten ist der Besitz einer Lizenz für Microsoft 365 Business Standard oder Microsoft 365 Premium. Eine Testversion des Produkts steht nicht zur Verfügung. Die Aktivierung des Microsoft Copilot erfolgt über das Microsoft Admin Center Ihres MS 365-Kontos.
Microsoft 365 Chat
Der Copilot präsentiert eine Benutzeroberfläche, die der von ChatGPT ähnelt, und ermöglicht die Interaktion mit Daten, die in Office 365 gespeichert sind. Dabei verwendet der Copilot für die Generierung von Antworten sowohl gespeicherte E-Mails als auch Dokumente und Kommunikationsdaten aus Microsoft Teams. Die Güte der vom Copilot generierten Antworten ist wesentlich von der Intensität und Art der Nutzung von Office 365 abhängig. Beispielsweise beeinflusst die Verwendung von Teams für interne oder externe Kommunikation sowie der Speicherort der Dokumente die Leistungsfähigkeit des Copilots. Viele Kanzleien speichern ihre Dokumente auf einem Windows-Server im lokalen Dateisystem, wodurch diese für den Copilot nicht zugänglich sind.
Anwendungsbeispiele:
· Ermittle den Termin meiner nächsten Besprechung mit Markus Weiss.
· Erstelle einen Zusammenfassung meine Teams-Nachrichten dieser Woche.
· Generiere eine Übersicht meiner jüngsten Emails.
· Erstelle eine Zusammenfassung in einfacher Sprache des Dokuments Urteil Huber.docx
Outlook
Der Copilot ist nahtlos in Outlook integriert und bietet Unterstützung beim Verfassen von E-Mails sowie beim Zusammenfassen von Nachrichten. Zusätzlich ermöglicht es der Copilot, bei Entwürfen den Schreibstil – ob informell, direkt oder neutral – sowie die Textlänge individuell anzupassen. Die Coaching-Funktion des Copilots erlaubt es, verfasste Texte zu überprüfen und bei Bedarf neu zu formulieren.
PowerPoint
In PowerPoint ermöglicht der Copilot die eigenständige Erstellung von Präsentationsvorschlägen, basierend auf einem gewählten Thema, einem spezifischen Dokument oder einer Kanzleivorlage. Zudem kann er die Darstellung der Inhalte optimieren und erhaltene Präsentationen effektiv zusammenfassen.
Word
Der Copilot ermöglicht eine schnelle Zusammenfassung von Dokumenten und bietet die Möglichkeit, Fragen zu deren Inhalten zu stellen. In den erstellten Zusammenfassungen werden Verweise zu den Quellenangaben in Fußnoten integriert, was insbesondere bei der Überprüfung umfangreicher Texte nützlich ist. Der Copilot kann auch Textvorschläge zu einem spezifischen Thema generieren, wobei er den gewünschten Schreibstil, die Textlänge und die Nutzung berücksichtigt. Bestehende Dokumente können als Vorlagen für Formatierung und Stil verwendet werden. Zudem können Dokumente strukturiert oder in Tabellenform angelegt werden. Bestehende Textformulierungen lassen sich überprüfen und anpassen.
Excel
Der Copilot erleichtert die Erstellung von Formeln und Abfragen in Excel. Dies bietet besonders Nutzern, die mit den Funktionen von Excel weniger vertraut sind, signifikante Vorteile, da sie ihre Anforderungen einfach beschreiben können. Der Copilot formuliert daraufhin die Abfragen und ermittelt die Ergebnisse. Zudem kann er Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen, automatisch hervorheben, indem er sie einfärbt.
Teams
Besprechungen in Teams lassen sich effizient zusammenfassen und dokumentieren. Für eine optimale Nutzung müssen die Sitzungen entweder aufgezeichnet oder zumindest transkribiert werden. Die erstellten Protokolle oder Zusammenfassungen können anschließend in den entsprechenden Akten abgelegt werden. Zudem ermöglicht Teams die übersichtliche Darstellung von besprochenen Aufgaben, Zuständigkeiten und Fälligkeiten in Tabellenform. Fakten können während der Besprechung recherchiert und überprüft werden, was die Funktionen des Copiloten in Teams als besonders nützlich für die kontinuierliche Dokumentation von Besprechungen und die Aufgabenverteilung erscheinen lässt.
Regulatorisch Vorgaben und Genauigkeit ist nicht verhandelbar
Die Rechtsbranche ist stark reguliert, insbesondere im Hinblick auf das Anwaltsgeheimnis. Dies erfordert besondere Sorgfalt bei der Auswahl von Technologieanbietern. Insbesondere amerikanische Anbieter erfüllen oft nicht die hohen österreichischen Datenschutzstandards. In Ihrer Branche gibt es wenig bis keinen Spielraum für Fehler. Arbeitsprodukte werden von Dritten wie Richtern, Kollegen oder Behörden überprüft. Fehler werden nicht nur entdeckt, sondern können auch rechtliche Konsequenzen haben. Aktuelle KI-Systeme sind nicht fehlerfrei. Es ist daher entscheidend, eine Strategie für den Umgang mit potenziellen Fehlern zu entwickeln und Mechanismen zur Fehlererkennung einzuführen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Automatisierung von Abläufen unter Einsatz von künstlicher Intelligenz in Ihrer Kanzlei. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.